Het zakelijke doel is doorslaggevend
Een uitgave is aftrekbaar voor zover zij de onderneming dient. Een factuur op bedrijfsnaam maakt een privéaankoop niet automatisch zakelijk. Bij gemengd gebruik trekt u alleen het zakelijke deel af.
Kosten zijn geen volledige terugbetaling
Een kostenpost verlaagt de winst; het voordeel is de bespaarde belasting. Duurdere bedrijfsmiddelen kunnen over meerdere jaren worden afgeschreven.
- bewaar factuur en betaalbewijs
- noteer het zakelijke doel
- splits privé en zakelijk
- controleer btw afzonderlijk
Leg bijzondere uitgaven uit
Koppel elk bedrag aan een document en beschrijf ongebruikelijke kosten. Controleer beperkingen voor eten, kleding, representatie en een werkruimte thuis.
Gemengde kosten en bewijs van zakelijk doel
Telefoon, internet, auto en apparatuur kunnen zowel privé als zakelijk worden gebruikt. Noteer een redelijke verdeelmethode en pas deze consequent toe; betaling vanaf een zakelijke rekening is op zichzelf geen bewijs.
Koppel een ongebruikelijke uitgave aan de opdracht en bewaar factuur, betaalbewijs en een korte toelichting. Die administratie is jaren later betrouwbaarder dan uw geheugen.
- factuur
- betaalbewijs
- zakelijk doel
- verdeling privé en zakelijk
Inkomstenbelasting en btw zijn twee vragen
Een uitgave kan voor de inkomstenbelasting aftrekbaar zijn terwijl de btw-aftrek beperkt is. Beoordeel beide belastingen afzonderlijk en controleer de formele factuurvereisten.
Een bedrijfsmiddel dat meerdere jaren wordt gebruikt kan moeten worden afgeschreven in plaats van volledig als lopende kosten te worden geboekt. Controleer ook mogelijke investeringsaftrek.
Officiële bronnen
De regels zijn gecontroleerd in publicaties van de Belastingdienst. De officiële pagina’s zijn in het Nederlands.